A présent, les nouvelles technologies changent la donne pour le voyage d’affaire. En effet, le voyageur d’affaire devient une priorité et plusieurs startups innovantes saisissent l’opportunité de mieux servir cet acteur en mettant à sa disposition une pléthore d’outils pour solutionner les problématiques de la mobilité professionnelle. Ces solutions sont spécialement conçues pour ces professionnels nomades afin de mener à bien leurs déplacements professionnels !
L’objectif est clair, permettre au voyageur de se consacrer à sa mission, et de se défaire de toutes les tâches annexes, sans valeur ajoutée. Après le booking, transformé par les SBT, la location de voitures, réinventée avec l’autopartage, c’est maintenant au tour de la note de frais de s’adapter au business traveler.
Une solution intelligente comme Expensya va aujourd’hui permettre au voyageur d’affaire de se consacrer pleinement à son voyage. Expensya propose un processus optimisé du reçu à la comptabilité avec autant de fonctionnalités qui permettent de gagner du temps et d’éliminer une des tâches les plus détestées dans le monde du travail, engendrée par le déplacement professionnel. La principale mission, étant de faciliter le déplacement de l’employé, tout en mettant en place un système de suivi efficace pour l’entreprise en transformant les étapes suivantes :
- Une application mobile pour créer simplement ses dépenses. Tout à fait adaptée aux besoins du voyageur d’affaire, une application mobile permet à ce dernier de gérer ses notes de frais à tout moment et depuis n’importe quel terminal. Utilisable également hors ligne, le collaborateur en mission peut gérer ses frais au fil de l’eau.
- Finie la saisie manuelle: une simple photo via smartphone de la facture et la dépense est instantanément créée, et toutes les informations pertinentes sont saisies. Dans le cas où les factures sont reçues par email, elles seront récupérées automatiquement, centralisées sur le compte de l’utilisateur et automatiquement saisies.
- Un stockage des données dans le Cloud. Avec une solution de gestion des notes de frais intelligente, toutes les données sont stockées dans le Cloud. Ainsi, les risques de perte ou d’altération des justificatifs sont quasi nuls. En cas de besoin, toutes les données seront à portée de main. De plus, avec la nouvelle fonctionnalité d’archivage à valeur probante, vous pouvez enfin jeter le papier !
- Une transmission rapide des rapports de dépenses. Vous êtes en mission, et vous engagez des frais ? Plus la peine d’attendre votre retour au bureau pour transmettre vos rapports de dépenses à votre manageur. Vous pouvez le faire à distance sans aucun souci. Une fois, votre dépense créée, vous pouvez l’envoyer instantanément à votre manageur qui, après validation, la transmettra au comptable pour procéder au remboursement !
Le processus de gestion des notes de frais est optimisé du reçu jusqu’à l’archivage !
Une solution de gestion des notes de frais, vous permet de réaliser un gain de temps et d’éviter les tâches chronophages comme la saisie manuelle ou le tri et le classement des justificatifs. Tout est centralisé dans un même endroit et tous les intervenants au processus de gestion des notes de frais y trouvent leur compte ! Managers, comptables et directeurs financiers peuvent ainsi examiner de près les dépenses de leurs collaborateurs et optimiser le processus de prise de décision. De nombreuses fonctionnalités sont ainsi adaptées à ces acteurs qui ne voyagent pas avec le collaborateur, mais souffrent aussi de cette tâche annexe du voyage d’affaire :- Une configuration automatique des règles de dépense. Afin de faire respecter la politique de dépenses en place, vous pouvez configurer automatiquement des règles de dépenses depuis l’application. Ainsi, avec une solution automatisée de la gestion des notes de frais, vous êtes sûrs que vos collaborateurs soient au courant de la politique en place : la politique sera respectée et vous évitez ainsi tout dépassement des règles en place.
- Une conversion automatique des devises. Souvent, vos collaborateurs partent à l’étranger pour mission professionnelle. Ainsi, ils engagent des frais dans des devises étrangères. La conversion se fera automatiquement via votre application de gestion des notes de frais.
- Des statistiques intelligentes pour garder une visibilité sur l’ensemble des dépenses de votre entreprise. Grâce aux statistiques intelligentes, prenez ainsi les bonnes décisions !
- Un archivage à valeur probante. Une solution de gestion des notes de frais automatisée comme Expensya vous permettra de jeter enfin le papier et d’oublier les piles de papier qui s’accumulent. Une fois votre justificatif numérisé, il sera stocké dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur et vous ne serez plus obligé de garder le papier.